15.08.2014

Jan Mareš

Všichni to známe. Desítky nepřečtených e-mailů, každodenní úporná snaha odpovědět na všechny v co nejkratším čase, tak abych se mohl už konečně věnovat své práci.  Není to však dlouho, kdy v začátcích mého podnikání jsem netrpělivě čekal na e-mail třeba i několik dní. Nedávno, po necelých 20 letech jsem zjistil, že elektronickou komunikací trávím většinu své pracovní doby. E-mail, prostředek, který mi měl šetřit čas, mě o něj okrádá. Na úkor toho, abych efektivně pracoval, se věnuji svému e-mailu a řeším priority jiných lidí. To mě donutilo se začít zajímat o to, co mi e-mail dává a co mi bere. Zjistil jsem, že mi bere obrovské množství času. To se mi samozřejmě nelíbilo, a proto jsem tento problém začal řešit.

Rád bych se s vámi podělil o to, k čemu jsem dospěl po tom, co jsem se vědomě začal soustředit na efektivní využívání elektronické komunikace, tak aby sloužila ona mě, ne já jí. V průměru denně dostávám 50-60 zpráv. A zde jsou mé závěry:

• Na e-mail se dívám 1 -2 denně a hned ho zpracuji, tak aby složka doručené pošty byla prázdná
• Na vyřizování e-mailu mám přesně vyhrazený pevný čas
• E-mail začnu vyřizovat, až když mám hotovy své nejdůležitější úkoly dne
• Mám pevně vyhrazený objem času, který se mu budu věnovat (max. 30 minut)

A jak se tedy možné, že e-maily netrávím více než 30 minut denně?

• Používám DELETE – nejvíce e-mailů vymažu nebo se odhlásím s jejich odběru. Mluvím o různých sděleních, nabídkách a reklamách
• Delegování. Vzhledem k tomu, že  mám kolem deseti spolupracovníků, mám možnost e-maily delegovat a potom již pouze zkontrolovat jejich splnění.
• Vyřízení e-mailu.  E-maily, které mi nezaberou víc než 2 minuty, se snažím hned vyřídit.
• Odložit na později, kdy pro jejich vyřízení bude vhodná doba. Pokud vyřízení e-mailu zabere více času, uložím ho do složky úkolů. Složky mám tři - zákazníci, firma, osobní. Sem ukládám i e-maily, které vyžadují více času a soustředění, emaily které  jsem dříve delegoval a čekám na jejich vyřízení  nebo ostatní žádosti, zprávy či zajímavé informace.
• Tyto složky pak vyřizuji v průběhu dne až  týdne, kdy v dané oblasti pracuji podle svých priorit a je pro jejich vyřízení vhodná doba. Osobní složky pak procházím ve volném čase.

Nutno podotknout, že všechny složky do konce týdne vyprázdním, nikdy mi tam e-maily nehnijí déle než týden. V případě dlouhodobějších projektů informace z e-mailu přesunu do složek, kde mám uloženy podklady nebo je archivuji pro případné použití v budoucnosti. Už to potom není nevyřízený e-mail. Složky jsou prázdné.

Těmito pěti jednoduchými kroky si udržuji svůj inbox prázdný. A stejně tak svou mysl. Díky těmto krokům mám mnohem více času na opravdovou práci. E-mail tedy slouží mně jako efektivní a rychlý prostředek ke komunikaci a ne já jemu.

A jak to máte vy?